X- und Z-Summen an Ihrem Zahlungsterminal: Was steckt genau dahinter?
Wenn Sie eine Übersicht Ihrer Kartenzahlungen ausdrucken möchten, begegnen Ihnen an Ihrem Zahlungsterminal die Funktionen X-Summe und Z-Summe. Doch worin genau unterscheiden sich diese beiden Berichte? Wann verwenden Sie welchen, und was bedeutet es für Ihre Buchhaltung, wenn Sie versehentlich den falschen wählen?
Was steht auf den Berichten?
Beide Berichte geben Aufschluss über:
• Ob es sich um einen X- oder einen Z-Bericht handelt
• Den Gesamtbetrag der Kartenzahlungen (Kartenumsatz)
• Die Anzahl der Transaktionen
• Eventuelle Rückerstattungen per Karte
• Das Datum (TT-MM-JJ) und die Uhrzeit des Berichts
• Beim X-Bericht den Hinweis, dass der Bericht noch offen ist
• Beim Z-Bericht den Hinweis, dass die Summen zurückgesetzt wurden
Praktische Eselsbrücke
Verwechseln Sie manchmal den X- und den Z-Bericht? Dann merken Sie sich:
- Z steht für Zero -> der Zähler wird auf null gesetzt
- X steht für Extra-Kontrolle
Die X-Summen
X-Summen sind Zwischenberichte, die Sie ausdrucken können, ohne den Zeitraum abzuschließen. Das ist praktisch, wenn Sie im Laufe des Tages sehen möchten, wo Sie stehen.
So können Sie zum Beispiel:
- Vormittage oder andere Zeiträume miteinander vergleichen
- Nach einer Stoßzeit einen Überblick gewinnen
- Eine zusätzliche Kontrolle durchführen, ohne den Tag abzuschließen
Einen X-Bericht können Sie jederzeit ausdrucken.
Die Z-Summen
Mit Z-Summen schließen Sie einen Zeitraum ab. Man spricht auch von Tagesabschluss oder Abschlussbericht. Ein Z-Bericht beendet also einen Zeitraum. Noch wichtiger: Die Zähler werden wieder vollständig auf null gesetzt. Die nächste erfolgreiche Transaktion fällt dann in einen neuen Zeitraum.
Achtung: Ein Tagesabschluss lässt sich nicht rückgängig machen.
Kompakter oder ausführlicher Bericht
Neben dem Unterschied zwischen X- und Z-Summen können Sie auch zwischen einem kompakten und einem ausführlichen Bericht wählen. Im ausführlichen Bericht sehen Sie neben den Transaktionen auch, mit welcher Kartenmarke oder über welchen Kartenherausgeber bezahlt wurde, etwa Visa, Mastercard oder American Express.
So erhalten Sie einen besseren Einblick in das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. Akzeptieren Sie zum Beispiel noch kein American Express, sehen aber, dass häufig mit Visa oder Mastercard bezahlt wird? Dann ist Amex vermutlich eine sinnvolle Ergänzung. Vor allem, wenn viele Touristen zu Ihren Kunden zählen.
Was tun, wenn Sie den Tagesabschluss vergessen haben?
Keine Sorge! Sie können den Tagesbericht nachträglich über Ihr persönliches Buckaroo-Konto (Plaza oder My Buckaroo) abrufen. Beachten Sie aber, dass der physische Ausdruck des Zahlungsterminals dann nicht stimmt. Verwenden Sie in diesem Fall für Ihre Buchhaltung die digitale Übersicht statt der Belege.
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Müssen Sie jeden Tag die Z-Summen ausdrucken?
Für eine ordentliche Buchhaltung empfiehlt es sich, an jedem Tag, an dem Transaktionen verarbeitet wurden, einen Z-Bericht zu erstellen.
- Hat Ihr Zahlungsterminal einen Belegdrucker? Dann wird die Übersicht automatisch ausgedruckt.
- Sie haben keinen Belegdrucker? Dann können Sie den Bericht digital in Ihrem persönlichen Konto einsehen. Dort können Sie unter anderem auch Ihre Rechnungen herunterladen, ganz einfach Berichte erstellen und Ihren aktuellen Kontostand prüfen.
Mit den X- und Z-Summen an Ihrem Zahlungsterminal behalten Sie also Ihren Kartenumsatz und Ihre Einnahmen einfach im Blick. Wenn Sie dabei eine feste Routine einhalten, bleibt Ihre Buchhaltung übersichtlich und Sie ersparen sich nachträgliche Korrekturen. So ist für Ihr Unternehmen alles gut geregelt und Sie müssen sich um Ihre Buchhaltung keine Sorgen machen.
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