Totaux X et Z sur votre terminal de paiement : comment ça marche ?
Lorsque vous voulez imprimer un aperçu de vos paiements par carte, vous tombez sur les fonctions de totaux X et Z de votre terminal de paiement. Mais quelle est exactement la différence entre ces deux rapports ? Quand utiliser l'un ou l'autre, et quelles sont les conséquences pour votre comptabilité si vous choisissez le mauvais par erreur ?
Que trouve-t-on sur les rapports ?
Les deux rapports vous indiquent :
• S'il s'agit d'un rapport X ou Z
• Le montant total payé par carte (chiffre d'affaires par carte)
• Le nombre de transactions
• Les éventuels remboursements par carte
• La date (JJ-MM-AA) et l'heure du rapport
• Pour un rapport X, la mention que le rapport est encore ouvert
• Pour un rapport Z, la mention que les totaux ont été remis à zéro
Un petit moyen mnémotechnique
Il vous arrive de confondre les rapports X et Z ? Retenez ceci :
- Z comme Zéro -> le compteur est remis à zéro
- X comme contrôle eXtra
Les totaux X
Les totaux X sont des rapports intermédiaires que vous pouvez imprimer sans clôturer la période. C'est pratique si vous voulez savoir où vous en êtes en cours de journée.
Vous pouvez par exemple :
- Comparer vos matinées ou d'autres moments de la journée
- Faire le point après un coup de feu
- Effectuer un contrôle supplémentaire sans clôturer la journée
Vous pouvez imprimer un rapport X à tout moment.
Les totaux Z
Les totaux Z servent à clôturer une période. On parle aussi de relevé journalier ou de rapport de clôture. Un rapport Z vous permet donc de clôturer une période. Et surtout, les compteurs sont entièrement remis à zéro. La transaction réussie suivante est alors comptabilisée dans une nouvelle période.
Attention : une clôture journalière ne peut pas être annulée.
Rapport compact ou détaillé
Outre le choix entre totaux X et Z, vous pouvez aussi opter pour un rapport compact ou détaillé. Le rapport détaillé vous montre non seulement les transactions, mais aussi la marque de carte ou l'émetteur utilisé pour payer, comme Visa, Mastercard ou American Express.
Vous comprenez ainsi mieux comment vos clients paient. Vous n'acceptez pas encore American Express, mais vous constatez que beaucoup de clients paient avec Visa ou Mastercard ? Dans ce cas, Amex pourrait bien être un ajout intéressant. Surtout si votre clientèle compte beaucoup de touristes.
Et si vous avez oublié de clôturer la journée ?
Pas de panique ! Vous pouvez toujours imprimer un rapport journalier via votre compte Buckaroo personnel (Plaza ou My Buckaroo). Sachez toutefois que le ticket imprimé par le terminal de paiement ne sera alors plus correct. Dans ce cas, utilisez l'aperçu numérique plutôt que les tickets pour votre comptabilité.
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Faut-il imprimer les totaux Z chaque jour ?
Pour une comptabilité bien tenue, il est conseillé d'établir un rapport Z chaque jour où des transactions ont été traitées.
- Votre terminal de paiement dispose d'une imprimante à tickets ? L'aperçu s'imprime alors automatiquement.
- Vous n'avez pas d'imprimante à tickets ? Vous pouvez alors consulter le rapport en ligne dans votre compte personnel. Vous pouvez aussi y télécharger vos factures, créer facilement des rapports et vérifier votre solde en temps réel.
Grâce aux totaux X et Z de votre terminal de paiement, vous gardez donc facilement un œil sur votre chiffre d'affaires par carte et sur vos revenus. En adoptant une routine fixe, vous gardez une comptabilité claire et vous évitez les corrections après coup. Tout est bien réglé pour votre entreprise et vous n'avez plus à vous soucier de votre comptabilité.
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