Wat is credit management?
Financiële termen zoals credit management, debiteurenbeheer en crediteuren zijn soms verwarrend. Ze hangen met elkaar samen, maar hoe precies? Tom legde het al eerder uit in deze video. Hieronder zetten we de meest gestelde vragen nog eens op een rij.
Wat is credit management?
Credit management draait om inzicht in het versturen, opvolgen en innen van facturen. Veel ondernemers kennen credit management ook als debiteurenbeheer. Maar ook invordering, kredietinformatie over klanten en het op peil houden of verbeteren van de cashflow kunnen eronder vallen.
Debiteurenbeheer als onderdeel van credit management
Een belangrijke taak binnen credit management is dus goed debiteurenbeheer. Een debiteur is een klant of leverancier die u nog een bedrag verschuldigd is. U bent op dat moment de crediteur. De debiteur kan bijvoorbeeld een particulier, een bedrijf of een overheidsinstelling zijn.
Wanneer u als ondernemer een factuur naar uw klant stuurt, hoopt u uiteraard dat de klant snel betaalt. In de praktijk is dat echter niet altijd zo. Een klant ontvangt vaak meerdere facturen van allerlei leveranciers, waardoor uw factuur over het hoofd gezien kan worden.
Voor goed credit management raden we aan om uw debiteuren een code te geven, zodat u ze gemakkelijk van elkaar kunt onderscheiden. Met een logische nummering verkleint u de kans op administratieve fouten. Uiteraard kunt u dit combineren met factuurnummers. Maar er zijn nog meer zaken die u helpen om uw debiteurenbeheer goed op orde te houden.
DSO: zicht op openstaande facturen
Days Sales Outstanding (DSO) is een veelgebruikte term in credit management. Het is de gemiddelde tijd die klanten nodig hebben om te betalen, met andere woorden: hoe lang duurt het voor een factuur betaald wordt? De DSO verschilt naargelang de betalingstermijn die u hanteert.
In het ideale geval komt de betaling binnen vóór de betalingstermijn op de factuur verstreken is. Maar meestal duurt het even lang of zelfs langer. Voor een gezonde cashflow wilt u natuurlijk dat de DSO zo kort mogelijk is, want hoe korter, hoe sneller het geld op uw zakelijke rekening staat.
De DSO verkorten is binnen credit management dus een belangrijke taak. Een geautomatiseerd credit management systeem kan daarbij helpen. Zo blijkt dat facturen met een betalingslink sneller betaald worden dan facturen zonder betalingslink.
Voordelen van een geautomatiseerd credit management systeem
Het volledige proces rond transacties kan geautomatiseerd worden. Zo houden ondernemers en financiële afdelingen grip op openstaande facturen, zeker vanaf 100 facturen per maand. U kunt de credit management oplossing van Buckaroo ook combineren met of integreren in andere software.
Wat doet deze credit management software? Onder meer het volgende:
- Bestanden (zoals Excel) inlezen om in één keer facturen aan te maken.
- Debiteuren naar keuze een betalingslink sturen via e-mail of sms, of die in een MijnOmgeving plaatsen.
- Manueel of automatisch een “tweede kans”-e-mail naar een klant sturen als de betaling de eerste keer niet gelukt is. Betalingsherinneringen met betalingslink kunt u vaak naar wens personaliseren met logo, kleur, lettertype en andere kenmerken. U bepaalt ook zelf de betalingsschema’s en kunt daarbij een onderscheid maken tussen doelgroepen.
- Optioneel: openstaande facturen automatisch overdragen aan een incassobureau of (interne) klantendienst, inclusief de betalingsgeschiedenis.
Credit management automatisch regelen
Buckaroo biedt verschillende oplossingen voor debiteurenbeheer en het versturen van facturen. Een logische keuze als u betaalmethoden zoals iDEAL, PayPal, Bancontact en domiciliëring al extern hebt uitbesteed (bijvoorbeeld voor een webshop).
Verwerkt u uw facturen in een boekhoudprogramma of facturatiesysteem? En hebt u alleen hulp nodig bij het versturen van een betalingslink of een betalingsherinnering? Buckaroo kan de credit management oplossing ook integreren met andere software.
Dit artikel werd op 15 juni gepubliceerd op een Nederlands platform voor ondernemers.
